Consejos de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

La mayoría de los dueños de negocios probablemente ya saben que el 20 por ciento de su producto representa el 80 por ciento de sus ventas. Ahorre tiempo a largo plazo descubriendo exactamente qué productos o servicios impulsan el negocio. Concentre la mayor parte de su energía en las cosas importantes y reduzca el tiempo que dedica al otro 80 por ciento.

Aprenda a priorizar. Así como el 20 por ciento de su producto impulsa su negocio, algunas de sus actividades son más productivas que otras. Es un consejo de administración del tiempo antiguo pero bueno para abordar primero sus proyectos más importantes. Enseñe esta estrategia a sus empleados para que todos encuentren el tiempo para completar los proyectos importantes. Una vez que clasifique sus actividades según el orden de importancia, tómese una cantidad determinada de tiempo para completarlas. Por ejemplo, establezca un límite de tiempo para devolver llamadas telefónicas y responder correos electrónicos, y trate de no pasarlo. Cumplir con algún tipo de horario lo ayudará a mantenerse enfocado en proyectos importantes en lugar de perderse en las actividades mundanas que realmente no impulsan su negocio hacia adelante.

Haga una «lista de cosas por hacer» todos los días. Puede pensar que no tiene tiempo para escribir una lista todas las mañanas. Sin embargo, es fácil sentirse abrumado por el gran volumen de tareas que enfrenta el propietario de una pequeña empresa cada día. Las interrupciones y distracciones de último minuto pueden hacer que el empresario más concentrado se olvide de terminar una tarea. Una «lista de tareas» breve pero cuidadosamente preparada le recordará lo que debe hacer ese día. Esto evitará que olvide volver a llamar a su cliente importante. No vaya más allá del trabajo del día al escribir la lista y establezca metas razonables. Avanzar es genial, pero puede trabajar en eso cuando termine la lista.

Llega un momento en todos los negocios en el que el propietario debe aprender a decir «no». Ya sea que esté tratando con un empleado necesitado o un cliente difícil, separarse demasiado no es bueno para su negocio. Sí, necesitas hacer felices a los clientes, pero a veces te pedirán lo casi imposible. Considere si hacer algo es bueno para su negocio o no antes de decir que sí, y aprenda a delegar.

Es tentador para los propietarios de pequeñas empresas perder el tiempo en la microgestión de todos los aspectos de su empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren la presencia del propietario. Enseñe a los empleados a actuar y tomar decisiones dentro de los límites de sus puestos. Esto es extremadamente difícil para el microgestor, pero le proporciona tiempo y energía para concentrarse en otras actividades que son más importantes, como atraer más clientes. ¿Debería un empleado llamarlo para comprar equipo? Si. ¿Debería un empleado llamarlo porque alguien llegó dos minutos tarde al trabajo? Probablemente no. La creación de parámetros que definan el alcance de la autoridad de toma de decisiones de cada empleado evitará que el propietario de una pequeña empresa tenga que apagar incendios menores. Tener límites claros también aumentará la moral de los empleados. Con toda honestidad, la gente generalmente odia ser microgestionada. Contrató a sus empleados por su talento, así que ¿por qué no darle un buen uso?

Comuníquese con sus empleados y sea consciente de los plazos de su empresa. Los propietarios de pequeñas empresas todavía están a cargo y necesitan comunicarse con sus empleados para asegurarse de que estén en sintonía. Discuta los plazos con ellos cada semana y asegúrese de que se comuniquen con usted con cualquier novedad. Manténgase conectado con sus clientes e intente evitar cualquier falta de comunicación que afecte los proyectos al final del juego.

Asegúrese de tomarse un tiempo para usted. Esto se siente contraproducente. Muchos ejecutivos de empresas y propietarios de pequeñas empresas son culpables de confundir ocupado con productivo. Sin embargo, los seres humanos necesitan tiempo para descansar y descomprimirse. Numerosos estudios han demostrado que tomar descansos breves en realidad mejora la productividad general. El cerebro no está programado para trabajar sin parar. Las personas que toman descansos cometen menos errores y trabajan más rápido. Un estudio del Dr. Coker explica que las personas que se toman breves descansos en línea son un nueve por ciento más productivas que sus colegas demasiado estresados. Así que relájate un minuto por el bien de la compañía.

Manténgase enfocado en sus metas. ¿Qué quieres de tu negocio? Dedique algo de tiempo cada mes para examinar sus metas y cómo las está logrando. Mire qué estrategias lo están impulsando hacia adelante e identifique cuáles lo están arrastrando hacia atrás. Esto puede parecer fácil, pero muchos propietarios de pequeñas empresas están tan concentrados en las actividades del día a día que posponen examinar sus objetivos con regularidad. Sin embargo, la evaluación constante puede ahorrarle tiempo y dinero a medida que descubre qué métodos funcionan para usted.

Es tentador intentar ahorrar dinero haciendo todo en casa. Sin embargo, la subcontratación suele ser más rentable que hacer todo usted mismo. Por ejemplo, el tiempo que le dedica a trabajar como contador podría emplearse mejor en el seguimiento de los clientes potenciales y la construcción de relaciones. Cuando el 35 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas se lamentan de no tener tiempo para hacer crecer realmente sus negocios, queda claro que los propietarios de pequeñas empresas están asumiendo demasiadas tareas mundanas.

La subcontratación de proyectos especializados no solo libera a los propietarios de empresas para trabajar de manera más eficaz, sino que también puede beneficiar la imagen y la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, contratar a un diseñador gráfico para crear un folleto probablemente producirá mejores resultados que simplemente escribir algo en un documento de Word. Si realmente no puede permitirse subcontratar un proyecto a un profesional, mire dentro del negocio. Lo más probable es que tenga un personal polifacético. Alguien interesado en el diseño gráfico podría obtener un trabajo mejor que tú, y esta persona podría estar dispuesta a trabajar un poco más barato que un profesional, por la experiencia.

Mantenerse ocupado no es hacer crecer un negocio. Cada propietario de una empresa necesita evaluar su horario. Sí, un propietario responsable sabe lo que está pasando y tendrá que dedicar algunas horas. Pero, ¿se están gastando las horas de la manera más productiva? ¿Cuánto tiempo pasas apagando incendios y corriendo en el lugar? Su tiempo es valioso y debe usarlo sabiamente para seguir adelante. Algunos de los consejos de administración del tiempo explicados anteriormente pueden parecer contradictorios o costosos, pero considere la pérdida que enfrenta su empresa cuando no puede encontrar el tiempo para estar con sus clientes. El dueño de un negocio es el rostro de su empresa. La gente compra a propietarios en los que confía. Pero, si nunca se ve al propietario, ¿cómo pueden los clientes llegar a conocerlo? Obtener una venta probablemente compensará con creces los $ 10 por hora que paga por un empleado subcontratado. Aprenda a usar su tiempo de manera inteligente y expanda su negocio mientras mejora su calidad de vida.

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