Cuatro deficiencias en la entrega de TI

Aunque la importancia y la necesidad de innovación y entrega a través de la tecnología de la información ha crecido en los últimos años, algunas de las solicitudes de entrega de TI no producen los resultados y los beneficios esperados por los clientes involucrados. Es fundamental comprender por qué.

Durante 2017, hemos realizado encuestas para obtener comentarios de las unidades de negocio sobre su evaluación de la calidad de la entrega de TI durante el año. Los resultados de las encuestas se equilibraron en relación con la eficacia de la entrega de TI, pero se destacaron sistemáticamente algunos temas comunes que deben abordarse como áreas críticas de debilidad y que se analizarán en este artículo.

Identificamos principalmente cuatro deficiencias principales en la entrega de TI:

I) Falta de un «acuerdo» claro entre el equipo de TI y las unidades de negocio:

A menudo, las unidades de negocio buscarán directamente la solución a un problema sin comprender a fondo el problema que se está abordando o los beneficios de la solución. Para que una entrega de TI sea exitosa, la unidad de negocios debe preparar y aceptar un «documento de acuerdo» con una descripción clara del problema y un caso comercial claro que incluya una definición clara de los factores de éxito para la implementación del proyecto.

Un documento de acuerdo no tiene que ser un documento extenso, ya que el documento del proyecto incluiría los detalles, pero es necesario para garantizar que el resultado final de la entrega de TI cumpla con la solicitud de la unidad de negocios y asegure que ambas partes tengan un común comprensión del problema y de la solución relativa. El documento debe incluir al menos los siguientes elementos:

  • Resumen ejecutivo.
  • Entregables (productos).
  • Horario.
  • Hitos: Los hitos pueden ser del tipo Aceptación del cliente, Medida de progreso, Dependencia externa y Realización de beneficios. Los hitos pueden ocurrir más allá de la fecha de finalización de la iniciativa, especialmente para la realización de beneficios. Debe haber al menos 3 hitos de satisfacción del cliente, al principio, a la mitad y al final.
  • Presupuesto y costos estimados.
  • Requisitos previos / dependencias.
  • Riesgos.
  • Garantía de calidad: además de los criterios estándar de garantía de calidad, esta sección debe incluir factores de éxito medibles y definir si una entrega de TI se considera exitosa o no. Si un proyecto no puede identificar los factores de éxito necesarios para la implementación exitosa, el alcance del proyecto podría cambiar fácilmente durante la implementación y la calidad de la fase final del proyecto podría argumentarse fácilmente ya que no existen medidas establecidas de éxito. Es esencial tener una definición medible del alcance y lo que constituye una implementación exitosa de la entrega de TI.

Sin un acuerdo documentado de las unidades de negocio, la entrega de TI podría fácilmente volverse menos efectiva o incluso fallar debido a una implementación demorada, cambios en el alcance o desacuerdos sobre lo que se espera de la entrega requerida.

II) Gestión de proyectos débil

En general, los gerentes de proyectos deben poder administrar y coordinar toda la logística del proyecto. Muchos de los gerentes de proyectos en TI generalmente se enfocan en la entrega de la solución tecnológica y no abordan muchos otros factores que son esenciales para una entrega exitosa de TI, como:

  • Planificación (actividades y recursos)
  • Definición del alcance
  • Estimación de tiempo
  • Estimación de costos
  • Desarrollar un presupuesto
  • Documentación
  • Gestión de riesgos y problemas
  • Seguimiento y presentación de informes sobre el progreso
  • Control de la calidad
  • Realización de beneficios

Si bien la lista anterior parece ser obvia y está documentada en cada metodología de gestión de proyectos, numerosas entregas de TI fallan ya que el gerente del proyecto se enfoca en un subconjunto de lo anterior y no puede equilibrar todas las responsabilidades anteriores. El gerente de proyecto debe enfocarse en permitir las expectativas de la unidad de negocios, las fechas de entrega y debe poder diferenciar entre la fluctuación del alcance y las inquietudes válidas del usuario si desea mejorar la eficacia y reducir el número de fallas del proyecto.

III) Falta de planificación adecuada:

En general, el desempeño de una entrega exitosa está directamente relacionado con la efectividad de la fase de planificación. Desafortunadamente, muchos equipos de TI no son pacientes y no se toman el tiempo suficiente para tener un plan completo para lograr los objetivos solicitados. La falta de planificación generalmente da como resultado una entrega inoportuna de la solución, un alcance u objetivo incorrecto entregado y un gasto excesivo del costo / presupuesto acordado.

La mayoría de los planes de proyectos exitosos tenían hitos realistas con un cronograma poco realista; o utilizarán un modelo de planificación obsoleto que no tiene nada que ver con el entorno empresarial actual. Los planes de entrega de TI deben coincidir con las tendencias de la unidad comercial actual, los objetivos organizacionales y las necesidades de los usuarios finales. Si no lo hacen, el proyecto pronto estará condenado al fracaso.

IV) Falta de comunicación clara

La comunicación es clave para el éxito de cualquier entrega de TI. Muchos equipos de TI interactúan con las unidades de negocio durante la fase de pre-implementación mientras recopilan los requisitos y diseñan la solución y luego desaparecen por un período de tiempo durante la fase de implementación … El diálogo regular entre la gerencia ejecutiva, gerentes de proyecto y usuarios finales ha siempre contribuyó al éxito en la entrega de TI. Muchas unidades de negocio han mencionado la falta de comunicación como un factor importante para la escasez de la entrega de TI, se sintieron aisladas en numerosas ocasiones y luego se les presentó un problema o solución que ha contribuido al fracaso de todo el objetivo. Para tener éxito en cualquier entrega de TI, el flujo de comunicación debe ser constante entre el gerente del proyecto de entrega de TI y las unidades de negocio.

En conclusión, para que la entrega de TI mejore, debe abordar cuidadosamente los cuatro elementos enumerados anteriormente. Teniendo en cuenta que los equipos de TI se centran en la solución tecnológica y, a veces, se vuelven complacientes con la ejecución de los entregables acordados, un documento de acuerdo tangible ayuda a administrar los entregables esperados de una manera eficaz. Esto les ahorra a las dos partes una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para aclarar las expectativas y determinar el éxito de la entrega de TI.

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