El costo total del inventario: exploración de los costos de mantenimiento del inventario

Para la mayoría de los minoristas, mayoristas y distribuidores, el inventario es el activo individual más grande de su balance. De muchas formas, su inventario define quién es usted y su posición estratégica en el mercado. Define las necesidades de su cliente y sus expectativas sobre usted. Se emplean legiones de contadores de costos para capturar y capitalizar con precisión todos los costos directos del inventario. El costo de ese inventario es el elemento de gasto más grande en la mayoría de los estados de resultados.

La mayoría de las empresas evalúan la productividad de sus inventarios a través de criterios como la rotación de inventario, el rendimiento del margen bruto de la inversión, el rendimiento del margen bruto en pies cuadrados y similares. Todas estas son herramientas valiosas para evaluar la productividad del inventario, pero todas están limitadas por el hecho de que utilizan el inventario al costo como base de costos en su análisis.

El costo real del inventario se extiende mucho más allá del inventario al costo o el costo de los bienes vendidos. El costo de administrar y mantener el inventario es un gasto significativo en sí mismo, pero el verdadero costo del inventario ni siquiera se detiene allí. El costo total del inventario, de hecho, está enterrado en una serie de elementos de gastos por debajo de la línea de margen bruto, casi desafiando a cualquier ejecutivo, gerente o contador de costos a sacarlos, cuantificarlos y administrarlos realmente.

Los estudios de los costos de mantenimiento de inventario han estimado que estos costos son aproximadamente el 25% por año como porcentaje del inventario promedio de una empresa típica. Si bien esta información es interesante, no es particularmente útil. Para administrar el costo de llevar el inventario, primero debe medirse.

Los componentes generalmente reconocidos del costo de mantenimiento de inventario incluyen cargos por financiamiento de inventario o el costo de oportunidad de la inversión de inventario, seguro e impuestos de inventario, gastos de manejo de materiales y gastos generales de almacén no asociados directamente con la selección y envío de pedidos de clientes, control de inventario y gastos de recuento cíclico, y merma de inventario, daños y obsolescencia.

Echemos un vistazo de cerca a cada uno de estos componentes para comprender mejor cómo se pueden medir y administrar.

Cargos por financiamiento de inventario: esto puede parecer fácil de calcular, pero medir con precisión los cargos por financiamiento de inventario no es tan simple como podría parecer a primera vista. Para algunas empresas, el financiamiento del capital de trabajo puede consistir básicamente en financiar inventarios y poco más, pero para muchas otras también puede ser financiar cuentas por cobrar. La flotación entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar también puede estar financiando parcialmente el inventario. Para los importadores, esto puede ser bastante sencillo de cuantificar si están abriendo cartas de crédito antes de que sus proveedores realicen envíos desde el extranjero. En este caso, el costo de la instalación de LC puede identificarse fácilmente como los cargos por financiamiento de inventario. Por último, es fundamental poder medir qué parte del inventario se financia externamente y qué parte se financia a través del flujo de caja interno. Para la parte que se financia con el flujo de efectivo, se deben medir los costos de oportunidad de esa inversión.

Costos de oportunidad: cuando se piensa en el costo de oportunidad asociado con la inversión en inventario, es fácil enfocarse estrictamente en el costo de oportunidad del inventario muerto o de bajo rendimiento. De hecho, el costo de oportunidad se relaciona con el valor del inventario total. Si este valor no se invirtiera en inventario, ¿qué rendimiento se podría esperar si se invirtiera en otra cosa, como tesorerías, fondos mutuos o incluso una cuenta del mercado monetario?

Seguro e impuestos de inventario: estos elementos deben ser bastante sencillos de cuantificar como un porcentaje del valor de inventario promedio. Y debido a que tanto los seguros como los impuestos son muy variables con el valor del inventario, cualquier reducción en el valor promedio del inventario generará ahorros directamente en el resultado final, sin mencionar la mejora del flujo de efectivo.

Gastos de manipulación de materiales: medir los gastos de manipulación de materiales que no están directamente asociados con la selección y el envío de los pedidos de los clientes puede ser igualmente complicado. Estos gastos se componen principalmente de salarios y beneficios, pero también incluyen pagos de arrendamiento o depreciación de equipos de manejo de materiales, depreciación de automatización, robótica y sistemas, así como gastos varios por suministros como paletas, corrugado, materiales de etiquetado UPC y similares. .

Gastos generales del almacén: la forma más rápida de medir esto es dividir los gastos totales de alquiler, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento, e impuestos a la propiedad por el porcentaje del edificio asociado con el procesamiento de pedidos de clientes, recolección y envío, y la parte del edificio asociada. con recibir y almacenar inventario. Si bien esa parte asociada con la recepción y el almacenamiento puede parecer fija, de hecho, rápidamente se vuelve mucho más variable cuando se considera para qué podría alquilar el espacio como almacenamiento por contrato si su inventario no estuviera allí.

Control de inventario y recuento cíclico: estos gastos también pueden estar compuestos principalmente por salarios y beneficios, pero también pueden incluir la depreciación o el gasto en unidades portátiles de radiofrecuencia (RF) y otros equipos relacionados, así como cualquier gasto misceláneo directamente. relacionado con su equipo de control de inventario.

Reducción, daño y obsolescencia del inventario: capturar y medir estos costos parece ser bastante sencillo a primera vista. Los costos de pérdidas, daños y obsolescencia son el valor de las cancelaciones tomadas, o expresado en términos porcentuales, el valor de esas cancelaciones durante un período de tiempo determinado dividido por el inventario promedio durante ese período. Sin embargo, esto supone que todas las cancelaciones se realizaron de manera oportuna durante todo el año. ¿Se realizaron recuentos de ciclos de forma regular? ¿Se contó todo de manera programada, se siguió ese programa y se contaron los elementos de mayor velocidad con mayor frecuencia? ¿Fueron cancelados oportunamente? Se dañó y el inventario obsoleto se canceló en el período actual y se permitió acumular durante períodos anteriores. Por el contrario, se aplazaron las cancelaciones durante el período actual, lo que resultó en una acumulación de inventario dañado y obsoleto que tendrá que ser cancelado en un período futuro. La experiencia nos ha enseñado que, en algunos casos extremos, estas cancelaciones se evitan durante años.

Para determinar el costo de mantenimiento de su inventario, estos componentes se acumulan sobre una base anualizada y se expresan como un porcentaje de su inventario promedio anual. Ahora puede ver si la estimación del costo de mantenimiento anual del 25% refleja fielmente su negocio, o si su negocio tiene características particulares que dan como resultado un porcentaje significativamente diferente.

Así como no es prudente suponer que su porcentaje de costo de mantenimiento reflejará un promedio compuesto de muchas empresas, no es apropiado asumir que todos los artículos de su inventario tienen el mismo porcentaje de costo de mantenimiento. Ciertamente, los costos de mantenimiento pueden diferir dentro de su empresa por centro de distribución (si tiene más de un DC), línea de producto, categoría, subcategoría o incluso artículo. Los costos de transporte pueden diferir para artículos «A» de gran volumen y alta velocidad, artículos «B» de giro más lento o complementarios, o artículos «C» de giro lento. Los artículos grandes y voluminosos pueden tener un costo de transporte significativamente diferente al de los artículos más pequeños que ocupan mucho menos espacio por dólar de inventario. Comprender los diferentes costos de transporte dentro de su inventario lo ayuda a identificar dónde podrían estar las oportunidades para los mayores ahorros.

Una vez que se han medido y cuantificado todos los costos del inventario, esos costos se pueden evaluar y administrar. Y lo que se hace evidente de inmediato no es solo el costo del inventario que es esencial para el negocio, sino el costo del inventario que no es esencial, es decir, en exceso, muerto o deficiente, y qué lastre financiero es este inventario para el negocio. empresa.

Reducir el inventario innecesario, ya sea ajustando las existencias de primera línea, el inventario esencial o liquidando el inventario muerto o de bajo rendimiento tiene el beneficio de liberar capital para otros usos y reducir los costos directamente variables con los niveles de inventario, y también le brinda la oportunidad de volver a -Evaluar los costos fijos y mixtos para identificar otros posibles ahorros de costos. Cuando reduce el inventario, no solo está liberando capital invertido, sino que también está creando oportunidades para reducir gastos, mejorar la rentabilidad y, de hecho, aumentar el flujo de caja.

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