Para los empresarios, un viaje de negocios puede ser una herramienta valiosa y una deducción fiscal. Sin embargo, por lo general, el propietario de la empresa llega al momento de la declaración de impuestos y descubre que debe pagar una gran deuda tributaria.
Entonces las ruedas empiezan a girar. «¿Qué otras deducciones me he perdido? ¡Oh, sí, las vacaciones familiares!» Los pensamientos giran en torno a las vacaciones familiares y cómo podrían interpretarse como un viaje de negocios. La verdad es que, a menos que haya realizado negocios, después del hecho es demasiado tarde.
Es posible combinar un viaje de negocios y unas vacaciones familiares, pero hay cosas que debe hacer bien para que sea legal. Todos los veranos hay seminarios y viajes relacionados con el trabajo que se pueden realizar y está bien llevar a su familia. Tenga en cuenta que solo la parte comercial de su viaje es deducible de impuestos.
Si conduce su vehículo, ya no cuesta más en gasolina llevar al cónyuge e hijos, por lo que toda la gasolina es deducible. Pero si se detiene a comer, solo las personas involucradas en la parte comercial del viaje pueden descontar la comida.
Si todos se quedan en una habitación de hotel, es posible que la habitación no cueste más que si se quedaran solos, toda la habitación es deducible. Si cuesta más para más personas en la habitación, entonces el extra no es deducible de impuestos.
Los parques de atracciones generalmente no son deducibles de impuestos a menos que usted esté en un negocio relacionado con parques de atracciones. Las deducciones deben ser honestas y estar relacionadas con su campo comercial.
Estas son algunas de las cosas que debe hacer al planificar y realizar un viaje de negocios.
1. Planifique con anticipación. Haga un plan de adónde se dirige y qué negocios llevará a cabo. Hay muchas fuentes (especialmente en Internet) que pueden brindarle información sobre los negocios y eventos en el área a la que planea ir.
2. Objeto comercial. Tener un propósito específico para el viaje. Puede incluir cosas como visitar otras empresas como la suya para ver cómo operan, hacer contactos con clientes o proveedores, buscar oportunidades de expansión, etc.
3. Guarde los recibos. La clave para hacer deducciones es poder demostrar que tenía gastos. Los recibos incluyen el recibo de venta real, cheques, extractos de tarjetas de crédito y extractos bancarios.
4. Reclute a miembros de la familia. Dependiendo del tipo de negocio en el que esté involucrado, hay ocasiones en que su familia puede ayudar a recopilar información y dar una perspectiva diferente a la información que recopila y los lugares en los que investiga.
Si pide ayuda a los miembros de la familia, pídales que escriban un informe al final del viaje en el que expongan sus opiniones y perspectivas. Asegúrese de que lo relacionen con el propósito del viaje.
5. Registre dónde va. Mantenga un registro de los lugares a los que va que estén relacionados con el negocio. Un cuaderno o una agenda puede funcionar. También es útil un sobre con el registro en el frente y los recibos e información de los lugares a los que ingresa.
6. Registre con quién habla. Mantenga un registro de con quién se encuentra y de lo que habla. Una vez más, puede resultar útil un cuaderno, una agenda o un sobre.
7. Registre lo que investiga. Mantenga un registro de la información que recopile.
8. Tarjetas de visita. Guarde una tarjeta de presentación de las personas que conozca y las empresas que visite que estén relacionadas con el negocio.
9. Guarde los talones de los boletos. Guarde los talones de eventos como seminarios y ferias comerciales. Tenga en cuenta lo que aprendió de los eventos.
10. Resuma. Al final del viaje, escriba un resumen de lo que logró y las conclusiones que sacó.
El IRS analiza detenidamente los viajes de negocios. Sus propósitos y validez pueden extenderse. Al planificar con anticipación y mantener buenos registros, sus gastos legítimos se pueden deducir cómodamente y dentro de los códigos y reglas del IRS.